In 7 stappen je archief 7 jaar lang veilig opslaan

Kom je ook om in al die administratieve documenten? Kun je geen uitweg meer vinden? Meteen al deze documenten vernietigen mag  niet van de Nederlandse wetgeving en moeten zeven jaar bewaard worden. De stapel wordt dus alleen maar hoger en daardoor kan je het overzicht kwijtraken. Gelukkig hebben wij zeven handige tips om je archief eens een goed op te ruimen.

1. Definitieve versies

Wanneer je begint met archiveren, is het belangrijk om te kijken welke administratieve documenten je gaat opslaan. Proefversies en andere notitieblaadjes kun je gerust weggooien, bewaar alleen de definitieve versies van documenten. Wanneer je de documenten doorneemt, probeer er aan te denken om de nietjes te verwijderen. De nietjes kunnen namelijk verroesten en het papier beschadigen.

Archief opruimen

2. Categoriseren van je archief

De volgende stap is het groeperen van je administratieve documenten. Je zou bijvoorbeeld een indeling per afdeling kunnen maken. Of je kunt per merk binnen je bedrijf categorieën opzetten. De keuze is geheel aan jou, zolang het maar goed werkt voor jezelf. Wanneer dit gelukt is, kun je ook weer subcategorieën creëren. Zo houd je zo veel mogelijk overzicht.

3. Volgorde bepalen

Als het categoriseren gelukt is, mag je de administratieve documenten op volgorde gaan zetten. Afhangend van je voorkeur kun je dit doen op alfabet of op datum, je kan dit ook combineren. Het voordeel hiervan is dat je documenten sneller kunt terug vinden, mocht je ze later nodig hebben.

4. Opruimen

De vierde stap is om alle administratieve documenten op te ruimen in ordners. Afhankelijk van hoeveel papier er in de map gaat, kun de grote van de mappen bepalen. Daarnaast kun je er ook nog voor kiezen om de mappen in archiefdozen op te bergen. Deze archiefdozen hebben het voordeel dat er minder snel stof bij het papier kan komen. Zo blijft de kwaliteit langer behouden.

5. Labels aanmaken

Wanneer de documenten zijn verzameld, gecategoriseerd, op volgorde gezet en opgeruimd, is het tijd om de orders en/of archiefdozen te labelen. Zorg ervoor bij het labelen dat je goede kwaliteit aan materiaal gebruikt, alles moet na een aantal jaar nog goed te lezen zijn. Het beste is om te investeren in een goede kwaliteit van watervaste stiften en stickers.

Opslag warenhuis
6. Stellingen inruimen

Om optimaal gebruik te maken van de ruimte, en daarmee bedoelen we van de hoogte, is het een goed idee om stellingen aan te schaffen. Deze stellingen zijn makkelijk aan te schaffen bij een bouwmarkt. De archiefdozen en mappen kun je in de stellingen overzichtelijk opruimen. Vergeet niet rekening te houden met je categorieën en volgordes tijdens het inruimen van de archiefstellingen.

7. Aanvullen en opruimen

Als alles opgeruimd is, mag je het archief een jaar laten rusten. Na dit jaar kun je al je documenten van kantoor verzamelen en op dezelfde manier ordenen en weer in het archief opruimen. Om meer ruimte te creëren, willen wij als tip meegeven om het oudst gedateerde archief weer te laten vernietigen. Let er wel op dat dit pas na zeven jaar na dato gebeurd, aangezien de Nederlandse wet dit verplicht.

Wat HuurEenBox voor jouw archief kan betekenen

Wij bij HuurEenBox kunnen ons goed voorstellen dat na zeven jaar de archiefstapel erg hoog is geworden. Voor sommige bedrijven is het lastig om een betrouwbare plek te vinden waar het archief goed bewaard wordt, zonder dat er kostbare ruimte verloren gaat. Als tip willen we je graag meegeven dat het erg belangrijk om een plek te zoeken voor je archief waar het niet vochtig is. De combinatie van vocht en papier is namelijk ideaal voor schimmel. HuurEenBox biedt boxen aan die het gehele jaar droog blijven. Daarnaast weet je bij HuurEenBox zeker dat niemand ongewenst bij je archief kan. Je bent de enige die in bezit van de sleutel van de box. Zo weet je 100% zeker dat er geen documenten kunnen verdwijnen, aangezien alles achter slot en grendel zit. En je hoeft je geen zorgen te maken over je administratie!

 Benieuwd hoeveel ruimte je ongeveer nodig hebt? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een advies op maat.